הפקת אירוע הינו הליך מורכב שדורש התייחסות ללא מעט גורמים וכרוך בהמון שלבים, כך שגם אם מדובר בהפקת אירוע מסוג חתונה או בהפקת אירוע חברה, מושקעים בו משאבים רבים וישנה חשיבות גדולה להצלחתו, הן מצד המארגנים והן מצד המוזמנים. אם אתם מעוניינים להפיק אירוע מקצועי ברמה גבוהה, כזה שיכלול את כל מה שקהל המוזמנים שלכם רוצה, אבל גם ישרת אתכם ואת המסר שאולי תרצו להעביר, יש צורך להסתייע בחברה להפקת אירועים. אבל איך יודעים כיצד לבחור את החברה שתעשה את העבודה הטובה ביותר עבורכם? במאמר הבא נתייחס לכל הדברים החשובים שיש לבחון לפני שבוחרים חברה להפקת אירועים.
מוניטין, וותק וניסיון
כמו בכל סוג של שירות שתבחרו, וותק מוניטין וניסיון הם פרמטרים המעידים על איכות השירות שתקבלו. חברות להפקת אירועים בעלות וותק וניסיון בתחום יבטיחו לכם ראש שקט לאורך כל הדרך. תוכלו להיות בטוחים שבסופו של תהליך האירוע יצא לפעול, וגם יהיה לשביעות רצונכם. חשוב להבין שניסיון מאפשר לחברה להתמודד מול מורכבות ופתרון בעיות בצורה טובה, מהירה ויעילה. חברות וותיקות עם ניסיון ארוך טווח, יכולות לטפל באירועים מסוגים שונים ובסדרי גודל שונים.
האם לחברה שמצאתם יש המלצות?
דרך נוספת להבטיח בחירה מוצלחת היא על סמך המלצות. בקשו המלצות לחברות להפקת אירועים מכל המכרים הרלוונטיים שלכם, בין אם מדובר בקרובי משפחה או בקולגות לעבודה, העיקר שאתם סומכים עליהם. כמו כן ניתן לעשות שימוש גם באתרי אינטרנט מהימנים או אפילו לבקש ליצור קשר עם לקוחות קודמים.
באיזה תקציב מדובר?
התקציב הוא אחד הגורמים המכריעים אשר יכתיבו כיצד האירוע עתיד להיראות. בין אם מדובר בתקציב מוגבל או לא, ניהול נכון, תוך ניצול מקסימלי ישפיע על אופי האירוע והצלחתו. ניהול התקציב צריך להתחשב בפרמטרים הבאים:
- מספר המוזמנים לאירוע: אחת השאלות העיקריות היא מהי כמות המוזמנים? התשובה לשאלה זו תקבע את גודל האירוע, ותשפיע באופן ישיר גם על התקציב ובחירת המקום. באירועים עם כמות מוזמנים גדולה ניתן יהיה ברוב המקרים להוזיל עלויות ולקבל הנחות.
- בחירת הלוקיישן המתאים: כאשר בוחרים מקום להפקת אירוע יש להתייחס קודם כל לכמות המוזמנים. לאחר שווידאתם שהמקום מסוגל להכיל את כמות המוזמנים שלכם, תוכלו גם להתייחס לפרמטרים אחרים כמו מקום פתוח או סגור, האם הוא עונה על הצרכים שלכם? האם הוא תואם לכל הרעיונות והפעילויות שאתם מתכננים? בחירת מקום צריכה להתחשב באופי האירוע, בספקים השונים ובכלל לשרת אתכם בצורה הטובה ביותר.
- עבודה מול ספקים: במקרה שהחלטתם על חברה להפקת אירועים, לרוב יהיו אלו ספקים שהיא רגילה לעבוד מולם, לעומת זאת במקרה שאתם מפיקים את האירוע בעצמכם, תהיו צריכים לבחור את הספקים באופן עצמאי. גם במקרה הזה תמיד מומלץ להיעזר בהמלצות ולשמוע חוות דעת קודמות. כך או כך בררו מי הם נותני השירות ומהי איכות העבודה שלהם. אז באילו ספקים מדובר? חברת קייטרינג, בר משקאות, DJ, צלמים מקצועיים וכדומה. כמובן שסוגי הספקים ישתנו בהתאם לסוג האירוע.
סוגי אירועים
כאמור ישנם סוגים שונים של אירועים ולכל אחד מהם צריכים שונים. ישן חברות להפקת אירועים המתמחות באירועים מסוימים, וישן כאלו אשר מפיקות אירועים מכל סוג שהוא.
הנה כמה סוגי אירועים לדוגמא:
אירועים עסקיים: אירוע עסקי נועד לסייע לחברה להשיג מטרות כלשהן, בין אם מדובר בהשקת מוצר חדש, תחלופת הנהלה או מדיניות ארגונית וכדומה. הפקת אירוע עסקי יכולה להיות גם חלק מאסטרטגיה שיווקית, בכל מקרה חשוב לערב חברה מקצועית להפקת אירועים, שתדע לשרת את האינטרסים של החברה בצורה הטובה ביותר.
חתונות: לא מעט זוגות מארגנים את החתונה בעצמם, אך סיוע של חברה חיצונית יכול לחסוך כסף וגם זמן יקר, באמצעות הניסיון והקשרים שיש ברשות החברה המפיקה.
ימי עיון: מאחר והפקת ימי עיון כרוכה בהעברת תכנים, על מנת להפיקם יש צורך במעורבות של החברה שמעבירה את התוכן. הפקת ימי עיון מצריכה ארגון קפדני של סדר היום, המתפרס על פני כמה שעות, תוך התייחסות למיקום, לתוכן וגם להפסקות. כמו כן יש להתייחס גם לכיבוד, ציוד הגברה, אמצעי כתיבה וכל מה שמסביב.
